S aktuální situací vyvstala ve firmách spousta nových otázek, které se musely řešit za pochodu a v mnoha případech metodou pokus-omyl. Jestli řešíte otázku recepce a váháte, zda ji ponechat prázdnou, nebo ne, anebo si nevíte rady s tím, jak zajistit její plynulý chod i navzdory působení vyšší moci, pak vám s rozhodováním pomůže právě tento článek.
Recepce je neoddělitelnou součástí každé firmy a dalo by se říct, že pracovníci recepce jsou za svou recepci zodpovědní stejně jako kapitán za svou loď – opouštějí ji jako úplně poslední. Pokud tedy do vaší společnosti i během pandemie stále docházejí pracovníci a klienti, je potřeba, aby byl zajištěn také plynulý chod recepce.
6 změn, díky kterým se vaše recepce elegantně vyhne personálním výpadkům i během mimořádných situací
Dodržujte firemní plán na zajištění kontinuity provozu: Jestli vaše společnost disponuje business continuity plánem, řiďte se jím. V opačném případě návrh na zajištění plynulého provozu firmy během nečekaných událostí sestavte. A pokud je zastaralý, tak ho aktualizujte.
Chraňte zdraví pracovníků recepce: Jako hlavní bod zajištění plynulého chodu recepce navzdory pandemii si zadejte, že pracovníkům recepce poskytnete dostatek adekvátních ochranných pomůcek, od ochranného plexiskla připevněného na pult recepce přes dezinfekci až po roušky a jednorázové rukavice. Tímto krokem samozřejmě ochráníte také zdraví všech příchozích.
Naslouchejte jejich potřebám: Když situace způsobená vyšší mocí nastane, mnozí lidé se začnou bát o své zdraví a pracovníci recepce nejsou žádnou výjimkou. V takovém případě berte ohled na jejich přání i obavy a domluvte se s nimi na nejvhodnějším možném řešení a vytvořte pro ně takové pracovní podmínky, aby se do zaměstnání nebáli chodit.
Rozdělte je do skupin: Posilte personální stav recepce a vytvořte několik týmů, které se vzájemně nikdy nepotkají. Tak zajistíte, že i v případě, kdy se některý z nich infekčním onemocněním nakazí, „nevyřadíte z provozu“ všechny zaměstnance, ale jen ty, kteří byli s dotyčným v přímém kontaktu.
Pečujte o jejich dobrou náladu: Pravidelně kontrolujte psychickou pohodu všech pracovníků recepce a snažte se jim každý den strávený v práci co nejvíc zpříjemnit.
Recepční služby outsourcujte: Pokud ve vaší společnosti došlo na recepci k personálnímu výpadku a své pracovníky nemůžete nijak nahradit, je ideálním řešením tyto služby v budoucnu kompletně outsourcovat a natrvalo se tak jakýmkoliv personálním výpadkům vyhnout.
Se zajištěním plynulého chodu recepcí se musela vypořádat také společnost D’Eclair, která zajišťuje recepční služby v mnoha pražských projektech.
„Stejně jako v ostatních firmách jsme na situaci museli reagovat opravdu rychle. Ze dne na den bylo potřeba pracovníky recepce vybavit ochrannými pracovními pomůckami, a tak jsme všichni do jednoho zasedli k šicím strojům a šili pro své zaměstnance roušky. Navíc jsme se o ně podělili i s některými našimi klienty, kteří stále ještě čekali na roušky od svých dodavatelů. I přes to, že část našich zaměstnanců zůstala doma s dětmi, podařilo se nám bez jakéhokoliv výpadku zajistit plynulý chod všech svěřených recepcí, popisuje svou zkušenost Ing. Milli Dítě Radová, obchodní a provozní ředitelka D‘Eclair.
Pracovníci recepce jsou pro hladký chod firmy stejně klíčoví jako například pokladní pro fungování prodejen. Jejich práce není vůbec snadná ani v běžném provozu, natož během krizových situací, které by je mohly ohrozit na zdraví. Dejte vašim pracovníkům recepce vědět, že si jejich činnosti opravdu vážíte, a věřte, že vaši péči ocení.