Zakladatelka full service eventové agentury M-Ocean a podcastu Responsible Event Martina Kafková nám prozradila, co znamená pojem „responsible event“, jaká jsou jeho pravidla a proč je důležitý pro budoucnost lidstva i naší planety. Byla to právě její agentura, která se postarala o kompletní realizaci slavnostního vyhlášení prvního ročníku soutěže Recepce roku, které proběhlo 3. listopadu 2021 v Café Louvre.
Byl o organizování eventů vaším životním snem už během studií?
To víte že ne. Na Univerzitě Karlově jsem studovala andragogiku, kterou jsem vnímala jako své poslání. Pak jsem ale zjistila, že jde spíš o vyhodnocování efektivity práce než o rozvoj pracovníků, a po dvou letech jsem studium ukončila. Souběžně s tím jsem se seznámila s lidmi z pražské scény elektronické taneční hudby. V roce 1997 jsem se v Roxy podílela na organizaci první párty a pak jsem uspořádala řadu koncertů a festivalů. Později jsem založila jeden z prvních DJ bookingů. Následně jsem se známými dala dohromady projekt, ve kterém figurovali DJ Tvyks a Dara Rolins. Tato naše práce se zalíbila jedné z největších kosmetických společností světa Coty, která nás oslovila, abychom pro ni v České republice uspořádali launch party nového parfému, jehož tváří se stala právě Dara. Event byl úspěšný a od Coty jsme hned dostali další zakázku – zorganizovat vnitrofiremní výroční konferenci. Jak by měla taková konference vypadat, jsme samozřejmě nevěděli a ani jsme neměli, kde čerpat inspiraci. Nicméně jsme tu výzvu přijali a slavili jsme s ní velký úspěch. Dokonce vyhrála interní soutěž Coty o nejlepší konferenci. Tehdy se moje podnikání začalo stáčet od kultury směrem k firemním eventům.
Kdy společnost M-Ocean vlastně vznikla?
Agentura M-Ocean se v roce 2004 zrodila z lásky k hudbě a kultuře. Postupem času jsme se ale přerodili v agenturu, která organizuje teambuildingy, letní aktivace, firemní večírky a velké tiskové i firemní konference.
Které hodnoty agentura M-Ocean vyznává a jak pracuje se svými klienty?
Klienti nejčastěji zmiňují, že z akcí, které pořádáme, se hostům nechce odcházet. Řekla bych tedy, že jsme výjimeční v tom, že umíme vytvořit jedinečnou atmosféru, ve které se hosté cítí dobře. Každý event navíc klientům šijeme na míru tak, aby splnil jejich marketingové cíle. Náš individuální přístup si například vyzkoušel také tým spolku Recepce není vrátnice. Původně chtěl vyhlášení soutěže Recepce roku 2021 koncipovat jako večírek, ale nakonec jsme se společně rozhodli, že ho pojmeme jako dopolední setkání s odbornou panelovou diskuzí, jehož součástí bude slavnostní vyhlášení a které se bude vysílat přes live stream. A dobře jsme udělali. Klient i hosté byli s výsledkem nadmíru spokojeni.
Jak jste se v M-Ocean vyrovnávali se situací, která nastala před dvěma lety a pořádání akcí „in person“ citelně ztížila?
Byl to pro nás šok, protože všechny domluvené zakázky byly do deseti dnů stornovány. Naštěstí jsme ale nepropadali panice a namísto toho se hned zamysleli, jak aktuální problém vyřešíme. Hodně jsme se tedy přesunuli do online světa, který je skvělý pro oborové konference a vzdělávání. Na druhou stranu se přes něj těžko vytváří vztah se značkou, a proto jsme si nastudovali všechny možné formy hybridních eventů. A i když se pořádáním green eventů zabýváme už pět let, začali jsme se letos více věnovat responsible eventům. U nich klademe důraz nejen na ekologii, ale také na možnost osvěty a vlivu na účastníky akce. Prostě jsme si dále připravili také vzdělávací teamspirity a konference pro firmy, které chtějí kráčet vstříc udržitelné budoucnosti.
Co si máme pod pojmem „responsible event“ představit?
Nejdříve je potřeba definovat, co v současnosti vnímáme jako event. Eventy minulosti byly akce „tady a teď“ uspořádané pro uzavřenou skupinu lidí. Ty dnešní se také odehrávají v reálném čase, ale účastníci takové události mohou být jak přítomni na místě, tak ji sledovat online z domova nebo práce a klidně i z různých časových pásem. Navíc si v mnoha případech mohou později pustit také jejich záznam, když budou chtít. Samotný pojem „responsible event“ bych potom definovala jako event, u kterého si realizátor i zadavatel uvědomují zodpovědnost, kterou v důsledku pořádání akce mají vůči planetě, společnosti a své firmě. K tomu se také váže veliký prostor pro osvětu, protože právě eventy mají moc otevírat silná témata a vysvětlit je lidem tak, aby se jimi začali zabývat a případně se pak sami zasadili o změnu.
Ze spolupráce s eventovou agenturou M-Ocean byla koordinátorka soutěže Recepce roku 2021 Štěpánka Pancová nadšená: „Díky této agentuře proběhla celá akce přesně podle plánu. Všichni pozvaní hosté se dostavili včas a po skončení programu si event hodně chválili. Vyhlášení se opravdu moc povedlo a už teď vím, že příští rok M-Ocean oslovíme znovu.“
Dají se zásady udržitelnosti uplatnit také ve firemních recepcích?
Z mého pohledu je u recepcí nejsilnější sociální aspekt, protože do společností neustále přicházejí potenciální klienti a dodavatelé, které na základě jejich interakce s recepčními může firma buď během chvilky získat, anebo ztratit jejich sympatie a možnost navázat spolupráci. Proto by pracovníci recepce měli dokonale znát kulturu i marketingové cíle firmy, pro kterou pracují, a podle toho poskytovat recepční servis. Právě recepce je totiž výkladní skříní dané společnosti. Kdybych se pak měla zaměřit na ekologickou otázku recepcí, tak bych řešila hlavně věci, které se v dané recepci využívají, a hledala bych způsoby, jak je upravit do podoby, která by byla vůči životnímu prostředí šetrnější. Kdybych měla uvést nějaký konkrétní příklad, tak mě napadá květinová výzdoba – rostliny v květináčích jsou ze své podstaty mnohem ekologičtější než řezané kytice. Navíc jich může mít recepce k dispozici více a každý týden je obměňovat, aby byla recepce pro příchozí vizuálně neustále zajímavá.
Čeho si v recepcích všímáte nejvíce?
Na první pohled hlavně architektury a designu a upřímně nemám ráda, když je recepční pult tak vysoký, že na pracovníky recepce nevidím, protože ho vnímám jako bariéru, která říká: „Nejste tu vítáni.“ Dále si všímám osvětlení, které je ve většině pražských recepcí skutečně tristní. Přitom by stačilo, aby do nich firma pořídila chytré osvětlení, které se automaticky přizpůsobuje venkovnímu počasí nebo aktuální denní době. Myslím si, že pak by lidé na recepcích trávili čas mnohem raději a déle. Samozřejmě nemohu opomenout ani poskytované recepční služby. Tedy to, jestli se recepční usmějí a pozdraví a jak s příchozími komunikují.
Myslíte si, že jsou v tomto ohledu soutěž Recepce roku a činnost spolku Recepce není vrátnice přínosné?
Vzhledem k tomu, že si spolek i v rámci soutěže Recepce roku klade za cíl vylepšovat kvalitu služeb skrze osvětu, tak jeho aktivity za přínosné považuji, protože je to princip, se kterým vnitřně velmi souzním.
Byla pro M-Ocean organizace slavnostního vyhlášení prvního ročníku soutěže Recepce roku náročná?
Dopředu jsme měli k dispozici veškerá data, která jsme k navržení konceptu slavnostního vyhlášení Recepce roku potřebovali, takže pro nás pak nebyla náročná ani samotná realizace. Koordinátorka soutěže Štěpánka Pancová se navíc v minulosti organizování eventů věnovala, a tak měla přesný přehled o tom, co je třeba zařídit. Osobně mohu říct, že celková komunikace s klientem pro nás byla velmi příjemná, stejně jako s dalším partnerem soutěže Café Louvre, kde se vyhlášení soutěže konalo. Musím uznat, že tam pracují skuteční profesionálové, kteří mají nastavený vysoký standard služeb a vědí, co dělají.