Firemní recepce a recepce coworkingových center mohou na první pohled působit jako diametrálně odlišné světy. Pravdou ale je, že pro recepční servis, který poskytují, platí úplně stejná pravidla – profesionalita, čistota, organizovanost a vstřícnost.
„Rozdíl je jen v cílové skupině,“ upřesňuje Aneta Jones, community sales manažerka coworkingového centra Spaces SMÍCHOFF. „Na firemních recepcích nejčastěji probíhají krátké návštěvy kolegů nebo klientů, kteří kolem recepce procházejí. Na recepci coworkingového centra je potřeba počítat s vyšším počtem opakovaných návštěv.“ A čím častěji příchozí recepci navštěvují, tím spíše si všimnou detailů a drobných nedostatků. Recepční, kteří v takovém prostředí pracují, proto často musejí být mnohem pečlivější než jejich kolegové z firemních recepcí.
Z historie českých coworkingových center
Aneta si vzpomíná, že v roce 1996 u nás byly servisované kanceláře, které se v roce 2005 postupně začaly formovat do podoby coworkingového konceptu, jak ho známe například z USA. „Tehdy se nicméně nejednalo o velkorysé prostory s lounge, na které jsme zvyklí dnes. Dnešní podoba coworkingů se začala formovat až v roce 2010, kdy tyto prostory zažily obrovský boom. A jejich obliba s ohledem na společenskou situaci posledních let neustále stoupá,“ vysvětluje. Sama si prý práci na malé recepci v minulosti vyzkoušela a byla by ráda, kdy by si ji už nikdy nemusela zopakovat. Vadily jí nefunkční, malé recepční pulty i umístění recepce přímo ve dveřích. Příjemný nebyl ani fakt, že kdokoli z příchozích jí mohl doslova nahlížet přes rameno a detailně pozorovat monitor.
Coworkingový ideál a budoucnost
Podle Anety je ideální recepce coworkingového centra plná života, takže by pracovníci takové recepce měli mít jak všeobecný přehled, tak potřebné znalosti o chodu coworkingu, ve kterém pracují. Není totiž vájimkou, že si na recepci dlouhodobí nájemci nebo jejich návštěvy chodí pro informace i obyčejnou konverzaci. „Když je člověk na recepci ochotný a snaživý, příchozí mu často mnohé nedostatky odpustí. Usměvavý a vstřícný člověk je totiž pro recepci mnohem přínosnější než někdo, kdo sice mluví plynně čtyřmi jazyky, ale k příchozím se chová nerudně,“ míní Aneta a dodává, že by se jí líbilo, kdyby všechny recepce už brzy disponovaly zázemím, kam se dají schovat batohy, kabelky a další potřeby recepčních. Ty by totiž příchozí rozhodně neměli mít na očích.
Takto raději ne
S tím, že je oblečení recepčních přehozené přes židle, se ostatně Aneta setkala nejen u nás, ale také v zahraničí. Jako další velký problém vnímá nedostatečnou čistotu recepcí nebo balíky pohozené v prostoru recepce. „S tím se často potýkáme i my, ale je potřeba si uvědomit, že při vyřizování požadavků příchozích je pro nás pošta až na druhém místě. To je další důvod, proč mám ráda atypické recepce se zázemím nebo alespoň výklenkem. Jakékoliv papíry nebo balíky se tam dají schovat, takže příchozí rozdělaná práce nijak vizuálně neobtěžuje, a jakmile má recepční trochu volněji, může se do třídění pošty pustit.“
Nejsem tu, ale už běžím
„V coworkingových centrech se vám občas může stát, že objevíte prázdnou recepci,“ mluví o jednom z nejčastějších problémů coworkingů Aneta, „to ale neznamená, že bychom svou práci nevykonávali na sto procent. Je to jedna z věcí, ve kterých se recepce coworkingů liší od recepcí společností a administrativních budov. Kromě recepčního servisu totiž máme na starosti i další záležitosti jako čištění kávovaru a řešení technických závad nebo s nějakým klientem potřebujeme určité otázky probrat v komornější atmosféře. I když se tedy snažíme, abychom na recepci byli alespoň ve dvou, v určitých momentech jsme zaneprázdnění oba.“ Takže jestli recepci coworkingu najdete prázdnou, hledejte cedulku s kontaktem nebo se porozhlédněte. Je totiž velmi pravděpodobné, že už k vám s úsměvem míří člověk, který se vám bude v mžiku věnovat.
A protože se s takovým špičkovým servisem setkáte právě v coworkingovém centru Spaces SMÍCHOFF, určitě vás nepřekvapí, že loni vyhrálo prestižní titul Recepce roku. Odpovídá kvalita recepčních služeb vašeho coworkingového centra těm ve Spaces SMÍCHOFF?
Přihlaste ho do kategorie Recepce roku 2022 – cowork. Vyplnění formuláře je rychlé a snadné.