My Items

I'm a title. ​Click here to edit me.

Budoucnost patří responsible eventům

Budoucnost patří responsible eventům

Zakladatelka full service eventové agentury M-Ocean a podcastu Responsible Event Martina Kafková nám prozradila, co znamená pojem „responsible event“, jaká jsou jeho pravidla a proč je důležitý pro budoucnost lidstva i naší planety. Byla to právě její agentura, která se postarala o kompletní realizaci slavnostního vyhlášení prvního ročníku soutěže Recepce roku, které proběhlo 3. listopadu 2021 v Café Louvre. Byl o organizování eventů vaším životním snem už během studií? To víte že ne. Na Univerzitě Karlově jsem studovala andragogiku, kterou jsem vnímala jako své poslání. Pak jsem ale zjistila, že jde spíš o vyhodnocování efektivity práce než o rozvoj pracovníků, a po dvou letech jsem studium ukončila. Souběžně s tím jsem se seznámila s lidmi z pražské scény elektronické taneční hudby. V roce 1997 jsem se v Roxy podílela na organizaci první párty a pak jsem uspořádala řadu koncertů a festivalů. Později jsem založila jeden z prvních DJ bookingů. Následně jsem se známými dala dohromady projekt, ve kterém figurovali DJ Tvyks a Dara Rolins. Tato naše práce se zalíbila jedné z největších kosmetických společností světa Coty, která nás oslovila, abychom pro ni v České republice uspořádali launch party nového parfému, jehož tváří se stala právě Dara. Event byl úspěšný a od Coty jsme hned dostali další zakázku – zorganizovat vnitrofiremní výroční konferenci. Jak by měla taková konference vypadat, jsme samozřejmě nevěděli a ani jsme neměli, kde čerpat inspiraci. Nicméně jsme tu výzvu přijali a slavili jsme s ní velký úspěch. Dokonce vyhrála interní soutěž Coty o nejlepší konferenci. Tehdy se moje podnikání začalo stáčet od kultury směrem k firemním eventům. Kdy společnost M-Ocean vlastně vznikla? Agentura M-Ocean se v roce 2004 zrodila z lásky k hudbě a kultuře. Postupem času jsme se ale přerodili v agenturu, která organizuje teambuildingy, letní aktivace, firemní večírky a velké tiskové i firemní konference. Které hodnoty agentura M-Ocean vyznává a jak pracuje se svými klienty? Klienti nejčastěji zmiňují, že z akcí, které pořádáme, se hostům nechce odcházet. Řekla bych tedy, že jsme výjimeční v tom, že umíme vytvořit jedinečnou atmosféru, ve které se hosté cítí dobře. Každý event navíc klientům šijeme na míru tak, aby splnil jejich marketingové cíle. Náš individuální přístup si například vyzkoušel také tým spolku Recepce není vrátnice. Původně chtěl vyhlášení soutěže Recepce roku 2021 koncipovat jako večírek, ale nakonec jsme se společně rozhodli, že ho pojmeme jako dopolední setkání s odbornou panelovou diskuzí, jehož součástí bude slavnostní vyhlášení a které se bude vysílat přes live stream. A dobře jsme udělali. Klient i hosté byli s výsledkem nadmíru spokojeni. Jak jste se v M-Ocean vyrovnávali se situací, která nastala před dvěma lety a pořádání akcí „in person“ citelně ztížila? Byl to pro nás šok, protože všechny domluvené zakázky byly do deseti dnů stornovány. Naštěstí jsme ale nepropadali panice a namísto toho se hned zamysleli, jak aktuální problém vyřešíme. Hodně jsme se tedy přesunuli do online světa, který je skvělý pro oborové konference a vzdělávání. Na druhou stranu se přes něj těžko vytváří vztah se značkou, a proto jsme si nastudovali všechny možné formy hybridních eventů. A i když se pořádáním green eventů zabýváme už pět let, začali jsme se letos více věnovat responsible eventům. U nich klademe důraz nejen na ekologii, ale také na možnost osvěty a vlivu na účastníky akce. Prostě jsme si dále připravili také vzdělávací teamspirity a konference pro firmy, které chtějí kráčet vstříc udržitelné budoucnosti. Co si máme pod pojmem „responsible event“ představit? Nejdříve je potřeba definovat, co v současnosti vnímáme jako event. Eventy minulosti byly akce „tady a teď“ uspořádané pro uzavřenou skupinu lidí. Ty dnešní se také odehrávají v reálném čase, ale účastníci takové události mohou být jak přítomni na místě, tak ji sledovat online z domova nebo práce a klidně i z různých časových pásem. Navíc si v mnoha případech mohou později pustit také jejich záznam, když budou chtít. Samotný pojem „responsible event“ bych potom definovala jako event, u kterého si realizátor i zadavatel uvědomují zodpovědnost, kterou v důsledku pořádání akce mají vůči planetě, společnosti a své firmě. K tomu se také váže veliký prostor pro osvětu, protože právě eventy mají moc otevírat silná témata a vysvětlit je lidem tak, aby se jimi začali zabývat a případně se pak sami zasadili o změnu. Ze spolupráce s eventovou agenturou M-Ocean byla koordinátorka soutěže Recepce roku 2021 Štěpánka Pancová nadšená: „Díky této agentuře proběhla celá akce přesně podle plánu. Všichni pozvaní hosté se dostavili včas a po skončení programu si event hodně chválili. Vyhlášení se opravdu moc povedlo a už teď vím, že příští rok M-Ocean oslovíme znovu.“ Dají se zásady udržitelnosti uplatnit také ve firemních recepcích? Z mého pohledu je u recepcí nejsilnější sociální aspekt, protože do společností neustále přicházejí potenciální klienti a dodavatelé, které na základě jejich interakce s recepčními může firma buď během chvilky získat, anebo ztratit jejich sympatie a možnost navázat spolupráci. Proto by pracovníci recepce měli dokonale znát kulturu i marketingové cíle firmy, pro kterou pracují, a podle toho poskytovat recepční servis. Právě recepce je totiž výkladní skříní dané společnosti. Kdybych se pak měla zaměřit na ekologickou otázku recepcí, tak bych řešila hlavně věci, které se v dané recepci využívají, a hledala bych způsoby, jak je upravit do podoby, která by byla vůči životnímu prostředí šetrnější. Kdybych měla uvést nějaký konkrétní příklad, tak mě napadá květinová výzdoba – rostliny v květináčích jsou ze své podstaty mnohem ekologičtější než řezané kytice. Navíc jich může mít recepce k dispozici více a každý týden je obměňovat, aby byla recepce pro příchozí vizuálně neustále zajímavá. Čeho si v recepcích všímáte nejvíce? Na první pohled hlavně architektury a designu a upřímně nemám ráda, když je recepční pult tak vysoký, že na pracovníky recepce nevidím, protože ho vnímám jako bariéru, která říká: „Nejste tu vítáni.“ Dále si všímám osvětlení, které je ve většině pražských recepcí skutečně tristní. Přitom by stačilo, aby do nich firma pořídila chytré osvětlení, které se automaticky přizpůsobuje venkovnímu počasí nebo aktuální denní době. Myslím si, že pak by lidé na recepcích trávili čas mnohem raději a déle. Samozřejmě nemohu opomenout ani poskytované recepční služby. Tedy to, jestli se recepční usmějí a pozdraví a jak s příchozími komunikují. Myslíte si, že jsou v tomto ohledu soutěž Recepce roku a činnost spolku Recepce není vrátnice přínosné? Vzhledem k tomu, že si spolek i v rámci soutěže Recepce roku klade za cíl vylepšovat kvalitu služeb skrze osvětu, tak jeho aktivity za přínosné považuji, protože je to princip, se kterým vnitřně velmi souzním. Byla pro M-Ocean organizace slavnostního vyhlášení prvního ročníku soutěže Recepce roku náročná? Dopředu jsme měli k dispozici veškerá data, která jsme k navržení konceptu slavnostního vyhlášení Recepce roku potřebovali, takže pro nás pak nebyla náročná ani samotná realizace. Koordinátorka soutěže Štěpánka Pancová se navíc v minulosti organizování eventů věnovala, a tak měla přesný přehled o tom, co je třeba zařídit. Osobně mohu říct, že celková komunikace s klientem pro nás byla velmi příjemná, stejně jako s dalším partnerem soutěže Café Louvre, kde se vyhlášení soutěže konalo. Musím uznat, že tam pracují skuteční profesionálové, kteří mají nastavený vysoký standard služeb a vědí, co dělají.

To nejlepší z panelové diskuze Recepce není vrátnice

To nejlepší z panelové diskuze Recepce není vrátnice

Slavnostní vyhlášení prvního ročníku soutěže Recepce roku proběhlo 3. listopadu 2021 ve spolupráci s moderátorem Petrem Vydrou v prostorách partnera soutěže Café Louvre. Druhé polovině programu, během které jsme oznámili vítěze a předali jim ceny, předcházela panelová diskuze týkající se aktuálních témat v oboru recepčních služeb. Pojednáním o problematice prvního dojmu a důležitosti role recepcí ve firmách debatu zahájila Milli Dítě Radová, provozní a obchodní ředitelka firmy D’Eclair, jež se zabývá outsourcingem profesionálních recepčních služeb. Jako druhá se představila Linda Petrová, kreativní a strategická ředitelka retailové agentury Wellen, která otevřela téma recepce jako tváře značky. Třetím účastníkem byl associate director realitní společnosti Savills Matěj Baranek, který do diskuze přispěl podnětnými poznatky ze světa kancelářských prostor. Náplň práce recepčních musí být jasně definovaná Milli Dítě Radová na otázku, proč je podle ní role recepce ve firmě důležitá, odpověděla: „Recepce je nedílnou součástí utváření prvního dojmu u příchozích a zároveň také vizitkou a srdcem celé společnosti. Kvalitu poskytovaných recepčních služeb často ovlivňuje fakt, že se recepční věnují činnostem, které s jejich prací nijak nesouvisejí. Je tedy potřeba, aby si toto vedení firem ohlídalo a na recepční nedelegovalo úkony a úkoly, které s provozem recepce nesouvisejí.“ Paní Dítě Radová nepopírá, že je práce na recepci velmi náročná a nemůže ji vykonávat každý. Nejvíce se prý hodí pro reprezentativní a vstřícné osoby s proaktivním přístupem, které se svým pozitivním jednáním velkou měrou zasluhují o dobrou pověst dané společnosti mezi lidmi. Jako problém, na kterém musí společnosti ještě zapracovat, vidí aktuální stav, kdy sice „investují velké peníze do designu recepcí, ale opomíjejí výběr kvalitního personálu a jeho adekvátní ohodnocení“. Recepce by měly být uspořádané jako prodejny Linda Petrová s moderátorem řešila především vztah recepcí a retailu: „Recepce jsou stejně jako prodejny místy, kde se prodává určitý druh služby a kde dochází ke kontaktu firmy se zákazníkem. Proto s recepcemi souvisejí stejná komunikační a ergonomická pravidla, jaká platí i v retailu,“ vysvětluje paní Petrová podobnosti mezi retailem a recepcemi. „Další principy, které mají tyto dva světy shodné, jsou správný výběr pohledových zón, redukce pohybových bariér, dobře nastavené úhly pohledu a zajištění zábavy pro příchozí.“ Během diskuze kladla Linda Petrová důraz také na to, že v recepci by se měli kromě příchozích dobře cítit hlavně pracovníci recepce, kteří v ní stráví až dvanáct hodin denně. Říká, že jejich pracovní prostředí by mělo být uspořádané tak, aby měli vše potřebné na dosah ruky a zároveň se v něm netísnili. „Primární je u recepce funkčnost a až poté by se měla řešit její estetická stránka,“ vysvětluje a přiznává, že ne vždy tomu tak je. „Velmi často se stává, že architekti myslí především na estetickou stránku recepcí, ale zapomínají, že v nich bude muset někdo pracovat. Pak vznikají sice krásné, ale zcela neúčelné recepce. Tomuto problému se ale v dnešní době lze díky testování ergonomie recepcí ve virtuální realitě a dalším prostředkům naštěstí vyhnout,“ uzavírá paní Petrová svou část diskuze. Profesionální služby sluší i vstupním recepcím Proměnou kancelářských prostor a recepcí za posledních deset let se ve své části debaty zabýval Matěj Baranek. Ten recepce vnímá jako tváře značky a říká, že konkrétně „vstupní recepce administrativních budov jsou vizitkou developera či pronajímatele, který má daný objekt ve vlastnictví a je za jeho správu zodpovědný. Současně je ale také vizitkou společnosti, která budovu spravuje.“ Ze svého profesního pohledu pan Baranek přiznává, že se jedná o důležitý aspekt hlavně pro realitní makléře, kteří se pronájmem kanceláří zabývají. Klienti totiž při prohlídce kanceláří situovaných v administrativní budově samozřejmě projdou přes hlavní recepci a už na základě dojmu, který v nich hlavní recepce vyvolá, si utvářejí první dojem také o kancelářích, na které se přišli podívat. Změny kancelářských recepcí za poslední dekádu popisuje následovně: „Před deseti lety byly v kancelářích recepce, za nimi příčka a pak už jen open space a zasedací místnosti. Dnes se kanceláře orientují spíše na samotné uživatele – zaměstnance – a jejich komfort. V postcovidové době se jejich význam posouvá ještě dál a stávají se místem určeným k setkávání zaměstnanců. V důsledku toho, jak se změnilo vnímání kancelářských prostor, se logicky změnil i význam samotných recepcí, které už neslouží jen k vítání návštěv či přijímání a odesílání zásilek a dokumentů nebo k managementu kurýrů. Nyní je zaměstnanci využívají hlavně jako lounge nebo internetové kavárny, což je nejvíce patrné u coworkingových center. S vývojem recepčního servisu jde ruku v ruce také digitalizace a integrace nových technologií.“ Jak budou vypadat recepce zítřka, žádný z diskutérů zatím netuší, ale všichni tři věří, že se bude standard poskytovaných služeb neustále zvyšovat a že se z vrátnic stanou perfektně fungující recepce.

Známe nejlepší recepci roku 2021

Známe nejlepší recepci roku 2021

Na to první se nikdy nezapomíná, a proto je nám ctí představit nejúspěšnější nominovanou recepci prvního ročníku Recepce roku, kterou se stává recepce společnosti SPACES SMÍCHOFF. „Ocenění Recepce roku 2021 nás velice těší a je to ocenění celého našeho týmu, kterému tímto moc děkuji za úsilí, které své práci věnují. Věříme, že toto ocenění zúročíme pro další rozvoj a bude nás motivovat, abychom se snažili obhájit prvenství i v následujícím roce,“ říká za vítěznou společnost SPACES SMÍCHOFF Aneta Jones, Community Sales Manager, která firmu také přihlásila. Na druhém místě skončil tým ze společnosti Cushman & Wakefield Czech Republic a pomyslné stupně vítězů doplnila recepce firmy JRD Development. Slavnostní vyhlášení soutěže Recepce roku 2021 proběhlo za účasti finalistů a porotců v pražské kavárně Louvre, a to ve středu 3. listopadu v dopoledních hodinách. Vyhlášení předcházela živá online panelová diskuse na téma Recepce není vrátnice, která proběhla pod záštitou stejnojmenné organizace. Diskuse byl určena především pro facility a office manažery, majitele společností, developery a další decision makery v příbuzných oborech. Během slavnostního setkání a streamu se otevřela témata, se kterými se během své praxe účastníci setkali, takže se mohli podělit o zkušenosti s tím, jak inspirativně se s výzvami vypořádali. Všichni diskutující se zároveň shodli s marketingovou expertkou na retail z agentury Wellen, Lindou Petrovou, že recepce je tváří značky. „Děkujeme všem účastníkům premiérového ročníku za to, že měli odvahu se do soutěže Recepce roku přihlásit. Ukazuje se, že firmy si uvědomují, jak je nezbytné profesionalizovat recepční služby. Porotci to opravdu neměli jednoduché a věřím, že následující ročníky budou mít minimálně stejně silné obsazení,“ uvádí koordinátorka soutěže Štěpánka Pancová. Velké poděkování patří partnerům soutěže, kterými jsou: společnost D´Eclair specializující se na outsourcing recepčních služeb, která je hlavním partnerem, společnost Savills specializující se na realitní trh, webový portál Audioteka, pražírna kávy CANDYCANE COFFEE, e-shop s vínem LEXVINUM, časopis Brand & Stories, který je mediálním partnerem, agentura SenseZOOM specializující se na outsourcing marketingových služeb, agentura M-Ocean specializující se na udržitelné eventy, společnost Ocean Design specializující se na tisková řešení, a Kavárna galerie Louvre

Víme, jak vybrat ideální kávu pro firemní recepce

Víme, jak vybrat ideální kávu pro firemní recepce

Pražská pražírna kávy Candycane coffee, jež je partnerem prvního ročníku soutěže Recepce roku, vznikla před čtyřmi lety, aby nabídku káv prodávaných v Evropě rozšířila o stále populárnější sezonní výběrové kávy se sladkým chuťovým profilem. Tato pražírna navíc pro kavárny a společnosti zajišťuje kávový program. Jaroslav Slámečka, jeden z jejích zakladatelů, si s námi povídal o aktuálních trendech ve světě kávy a dále nám poradil, jak vybrat kávu vhodnou k servírování ve firmách. Proč jste se v Candycane coffee rozhodli produkovat kávu praženou dosladka? V pražení kávy existují tři směry. Prvním z nich je italský, který kávě propůjčuje intenzivní nahořklou a zemitou chuť. Druhým pak severský, což jsou světlé nakyslé kávy s náznakem sena a citronu, které produkují hlavně Norsko a Švédsko. No a sladké pražení kávy je směr britský, dalo by se říci středový. Náš názor je, že stejně jako víno nebo čokoláda má i káva mít svůj charakter odpovídající plantáži či oblasti, ze které pochází, a zároveň by měla být dostatečně upražená, aby cukry, které káva obsahuje, zkaramelizovaly. Nám tento směr přišel nejzajímavější, a proto jsme se na něj zaměřili. Kolik členů tým Candycane coffee vlastně má? Já mám na starosti hlavně konzultace, školení a přednášky. Zároveň točím edukativní videa v rámci našeho kanálu na YouTube a podcastu. Pražení kávy zajišťuje Ondřej Štoksa, který v soutěži Barista roku 2016 získal titul druhého vicemistra České republiky, a jeho pravou rukou je druhý pražič Zdeněk Hýbl, jenž v roce 2019 vyhrál mistrovství baristů ČR. Jan Hrňa, který se umístil jako čtvrtý v soutěži Barista roku 2016, řeší vše spojené s výběrem a nákupem zeleného kávového zrna a posledním členem týmu je pak Adam Gaszczyk, který se Zdeňkem vybudoval ještě před tím, než vznikla naše pražírna, jednu z oceňovaných kaváren onesip coffee a u nás dostal na starost ekonomickou stránku věci. Řekl byste, že je pro firemní recepce lepší používat zrnkovou kávu, nebo kapsle? Kapsle mají skvělý marketing, jenže často obsahují přepraženou kávu, o které nedohledáte informace o původu. Podobným příkladem je zrnková káva zpracovaná velkými pražírnami, které sice disponují dokonalými technologiemi a metodikou, ale nemohou přímo reagovat na aktuální stav kávy, která jim do pražírny přijde. Čím větší pražírna je, tím má větší spotřebu kávy, a tak často najednou praží kávu z různých oblastí a různých stupňů kvality, u kterých není možné vysledovat, odkud pocházejí. Zároveň tyto pražírny potřebují získat univerzální chuť, a tak nereagují na charakter chuti kávy. Místo toho vytvářejí uniformní směsi. Za ideální stav na recepcích lze tedy s ohledem na kvalitu výsledné kávy považovat, když disponují vlastním kávovarem s mlýnkem, do kterého kupují kvalitní zrnkovou kávu, anebo si nechávají hotovou kávu donášet z nedaleké kavárny. Tam je ale třeba se stejně jako u kapslí zamyslet nad finanční stránkou věci. Byli jste v Candycane coffee už na začátku rozhodnuti, že budete zajišťovat přísun kvalitní kávy nejen kavárnám, ale také společnostem? Nejdříve jsme byli pevně rozhodnuti, že se zaměříme jen na kavárny a domácnosti. Přece jen jsme za sebou všichni v týmu měli dlouhé roky praxe v kavárenském prostředí, a tak jsme o možnosti zajišťovat stejné služby i pro firmy ani nepřemýšleli. Postupem času nám ale došlo, že tímto přístupem společnostem vlastně odpíráme možnost, aby svým zaměstnancům a klientům kvalitní kávu nabídly. Já sám jsem se při návštěvách různých firem na recepci často setkal s větou: „Kávu vám raději nenabídnu, nemáme ji dobrou.“ Vždy mě to nepříjemně překvapilo. Nechápal jsem, proč vedení společností vědomě kupuje kávu, o které dokonce i recepční vědí, že není dobrá. Myslím si ale, že díky našemu kávovému programu a snaze dalších pražíren se tento stav mění k lepšímu a firmám čím dál více záleží na tom, aby příchozím nabídly nejen pitelnou kávu, ale kávu, na které si pochutná i fajnšmekr. Co vše kávový program, který firmám nabízíte, zahrnuje? Hlavně se snažíme o osvětu jak decision makerů, tak samotných pracovníků recepce. Organizujeme pro ně ochutnávky různých káv, aby se sami naučili rozeznat kvalitní kávu a zároveň zjistili, jaký typ kávy jim samotným nejvíc chutná. Kromě toho jim dokážeme zajistit veškeré vybavení včetně kávovaru, který si od nás mohou buď zakoupit, anebo pronajímat. Naše služby v současnosti nejvíce využívají advokátní kanceláře, ale věřím, že po výběrové kávě a kvalitním servisu postupně poroste poptávka i v jiných odvětvích. Podle jakých kritérií by společnosti měly vybírat kávu, kterou příchozím nabízejí? Určitě je žádoucí, aby se firmy zaměřily na kávy, které budou chutnat většině lidí. Mezi ně se zpravidla řadí kávy z Jižní Ameriky s oříškovým až čokoládovým tělem a mírnou hořkostí. Pokud jsou kvalitní, tak si na nich laici pochutnají a znalce nijak neurazí. V našem portfoliu tuto „univerzální“ kávu představuje káva žertovně pojmenovaná KANCL, kterou jsme po zavedení covidových opatření a různých omezení práce v kancelářích začali pod názvem Home Office nabízet i ve velikosti pro domácnosti. Které trendy aktuálně světem kávy hýbou nejvíce? Chutě v kávě ovlivňuje především způsob zpracování, a teď se hodně experimentuje právě s chutěmi. Přibližně před deseti lety totiž farmáři a nákupčí zelené kávy v Jižní Americe zjistili, že přidáváním fermentačních látek jako mléčných či pivovarských kvasnic během fermentace kávy lze její chuť výrazně ovlivnit. Nejedná se ovšem o aromatizaci, která probíhá až na konci procesu zpracování kávy, ale o zcela přírodní metodu, při které není do kávy potřeba přidávat žádné aromatické látky. A protože zájem o tyto kávy rychle roste, začínají s kvasinkami experimentovat i mikrofarmáři z celého světa. Dříve vám například někdo řekl, že byste v kávě měli cítit náznak rybízu, což ovšem člověk, který za svůj život moc kávy ještě nevypil, stěží poznal. Tato nová metoda zpracování ale situaci zcela mění. Když si tedy pak na obalu kávy přečtete, že bude chutnat po borůvkách nebo ananasu, tak v ní ty ovocné tóny opravdu zřetelně ucítíte. Je to hodně silný trend, který se stále ještě vyvíjí, a i v Candycane coffee si všímáme, že naši klienti po takovéto kávě čím dál víc touží. Recepce na tuto novinku sice nemusí nijak reagovat, ale myslím si, že právě tento trend je ideální pro všechny firmy, které chtějí příchozím nabídnout zajímavou alternativu k „univerzální“ kávě. Měli by se tedy recepční o kávu více zajímat a například absolvovat baristický kurz? Baristický kurz není třeba, ale určitě by měli být obeznámeni s kvalitou kávy, kterou nabízejí. K tomu jim bohatě postačí, když jim někdo – ideálně dodavatel kávy, případně kávového systému – ukáže, že produkt, se kterým pracují, může dobře chutnat. Koneckonců je podávaná káva nedílnou součástí utváření prvního dojmu, který si příchozí o společnosti udělají. Vždyť i já sám bych se raději ucházel o práci nebo chtěl navázat partnerství s firmou, ve které dbají na vysokou úroveň happiness managementu – jehož součástí je i občerstvení –, namísto společnosti, která spokojenost svých zaměstnanců a klientů vůbec neřeší.

Víno ve firmě? Samozřejmě že ano!

Víno ve firmě? Samozřejmě že ano!

E-shop lexvinum.cz nabízí milovníkům vína komplexní a zajímavé portfolio vín, od naturálních přes biodynamická a veganská až po ta bez obsahu siřičitanů. A protože je lexvinum.cz partnerem soutěže Recepce roku 2021, nedalo nám to a jeho zakladatele Miloslava Miškaye jsme se zeptali, kdy a za jakých okolností je žádoucí, aby společnosti nabízely klientům, a ve výjimečných případech i zaměstnancům, víno. Proč e-shop lexvinum.cz vlastně vznikl? Vše začalo společností LANGUEDOC.CZ, kterou jsem založil v roce 2006, abych na český trh přivedl malá vinařství z oblasti Languedoc-Roussillon a dalších regionů Francie, o kterých jsem věděl, že vyrábějí osobitá a zajímavá vína. Spolu s prezentátorkou vín Olgou Vincencovou a Romanou Futovou, která vše vymyslela, jsme pak vytvořili e-shop lexvinum.cz, který privátní i korporátní klientele nabízí širokou škálu vín z rodinných vinařství z celého světa a na kterém se podílí nejen společnost LANGUEDOC.CZ, ale také její partneři. Nápad založit e-shop jsme měli už delší dobu, ale koronavirová krize, která zapříčinila uzavření segmentu HORECA, celý proces urychlila. Jaká vína jsou na vašem e-shopu největším bestsellerem? Lidé si obecně vybírají vína podle toho, která jim odprezentujete a která ochutnají. Nakonec si ale každý vybere takové, které nejvíce odpovídá jeho charakteru a preferované chuti. Já sám na sobě pozoruji, že když mi vinař sedí lidsky, tak mi zpravidla chutnají i jeho vína. Sledujete nějaké trendy, co se týče obliby jednotlivých odrůd vín? Před mnoha lety lidé pili hlavně rulandské šedé, poté přišla vlna chardonnay, následně ryzlinků a aktuálně převládá trend předraženého prosecca, které se ovšem nevyrábí šampaňskou metodou. Celý tento trend ještě posílila koronavirová pandemie, kdy lidé začali sedět doma a vyhledávat lehčí vína s obsahem alkoholu do dvanácti procent. Další trend, kterého si všímám a jenž mě velmi těší, je přechod zákazníků od vín ze supermarketů k vínům od vinařů. S tím trochu souvisí i teambuildingy firem, které často tvoří degustace káv, čajů, rumů, whisky, vín a také šumivých vín. Kromě teambuildingů si konzumaci vína dokážete ve firmě představit i při jiných příležitostech? Myslím, že všem je dobře známý fakt, že v kancelářích se nejen pracuje, ale také dost často slaví. Ať už mluvíme o narozeninách, úspěšném uzavření důležitého obchodu nebo večerních eventech. Některé firmy dokonce vína nabízejí i ve svých kantýnách či jídelnách. Vždy ale záleží na generálním řediteli firmy a vedoucím daného oddělení, který alkohol a v jaké kvalitě svým zaměstnancům poskytne. A někdy je dokonce vhodné alkohol nabídnout i při osobní schůzce. Nedávno jsem například navštívil generálního ředitele jedné společnosti, a protože věděl, čím se zabývám, tak mi víno nabídl. Měli by se v oblasti vín kromě vedení společnosti vzdělávat i recepční? Když šéf pošle pracovníka recepce pro víno, má tento zaměstnanec dvě možnosti. Buď půjde do prvního supermarketu nebo obchodu s vínem a zakoupí lahev v nějaké cenové kategorii, anebo se spojí s e-shopem, který nabízí vína výhradně od vinařů a jenž je schopný objednávku dodat v ten samý den. Osobně si tedy myslím, že by se alespoň vedoucí recepce měli již zmíněných degustačních teambuildingů účastnit, a tak si znalosti o víně neustále rozšiřovat. Tyto degustace pro firmy zajišťujeme i my a často se v nich zaměřujeme na konkrétní vinařský region či kraj, na neznámé odrůdy a baví nás také teambuildingy, během kterých se zúčastněnými porovnáváme vinařské styly, používané odrůdy a způsoby vinifikace jižního a severního podnebního pásma. Účastníci během tohoto srovnávání odhalí, jak velkou moc má nad vínem podnebí, jak počasí ovlivňuje zrání hroznů i že v severním a jižním podnebním pásmu se pěstují úplně jiné odrůdy. Na závěr této vzdělávací akce pak zjistí, že severní a jižní vína spojuje láska, se kterou vinaři opečovávají své vinohrady a ze získaných hroznů pak dokážou vyrobit opravdu pěkná vína. Jak často na e-shop lexvinum.cz přibíráte nová vína? Každý rok se naši nabídku snažíme obohatit alespoň jedním novým vinařem a také usilujeme o to, abychom žádného nemuseli vyřadit. Dodnes máme nejširší nabídku vín z oblasti Languedoc-Roussillon v České republice a celkem u nás zákazníci najdou přibližně 300 různých vín z téměř 60 vinařství.

7 viditelných znaků, které profesionální recepční odlišují od vrátných

7 viditelných znaků, které profesionální recepční odlišují od vrátných

Náplň práce recepčních nezahrnuje jen úsměvy, zdravení příchozích nebo zodpovídání dotazů všeho druhu. Jejich vůbec nejdůležitější rolí je utvářet první dojem o celé společnosti, k čemuž zákonitě patří i reprezentativní vzhled. Pokud si budete při příchodu na jakoukoliv recepci všímat následujících 7 klíčových znaků, okamžitě a bezpečně poznáte, zda jsou místní pracovníci recepce skutečnými profesionály ve svém oboru, anebo máte co do činění s obyčejnými vrátnými. Respekt vůči firemnímu stylu Určitě jste si při návštěvě restaurace, obchodu s oblečením nebo jiné podobné firmy všimli, že celkový dojem z podniku utváří nejen exteriér a interiér, ale také uniforma či jednotný dress code zaměstnanců. A recepce není výjimkou. Profesionální recepční tedy mimo jiné poznáte podle toho, že firemní kodex oblékání plně respektují bez ohledu na to, zda se jim předepsaný oděv líbí, anebo ne. „Otázka, jestli je nebo není třeba nosit uniformu, záleží na nárocích dané společnosti. Uniforma má tu výhodu, že sjednocuje vzhled zaměstnanců za všech okolností. Má ale i své nevýhody. Uniformy se běžně dělají ve stejné barvě a střihu, takže ne vždy odpovídají barevné typologii svého nositele nebo mu nevyhovují materiálově. Samozřejmě u nich ani nelze individuálně upravit střih,“ zasvěcuje nás do problematiky vizážistka a porotkyně soutěže Recepce roku 2021 Alena Hofmanová a pokračuje: „Těžko se tak skryjí jakékoliv nedostatky postavy daného pracovníka recepce. Proto ti, kdo uniformy navrhují a šijí, udělají nejlépe, když se zaměří na neutrální, zemité barvy a přírodní materiály jako bavlnu, len nebo hedvábí a svým zaměstnancům dopřejí spíše volnější střihy, které se jim budou příjemně nosit po celý den. Také je dobré myslet na univerzálnost a uniformu navrhnout tak, aby se dala vrstvit a bez problémů nosit jak v zimě, tak v létě.“ Jde to i bez uniformy Ani v případě, že společnost od recepčních nošení uniformy nevyžaduje, si recepční nemohou do práce nosit, co se jim zamane. Zcela nevhodné jsou křiklavé barvy, flitry nebo divoké vzory, a proto profesionální recepční sázejí hlavně na zemité a tlumené barvy jako bílou, smetanovou, béžovou, černou, tmavě hnědou, tmavě zelenou nebo tmavě modrou. Profesionální recepční si ale dávají pozor i na další věci. Muži například do práce nikdy nenosí kraťasy, trička anebo košile s krátkými rukávy. Namísto toho je vždy uvidíte v dlouhých kalhotách a pečlivě vyžehlené košili s dlouhým rukávem, případně v blejzru nebo obleku. Ženy si zase pečlivě hlídají, aby se v práci neukázaly v halence s příliš hlubokým výstřihem nebo jim skrze ni neprosvítala podprsenka, a také to, aby jim sukně vždy sahala až pod kolena. Proto často volí dlouhé sukně, kalhoty nebo kostýmy. Co se týče šperků a doplňků, tak i ty se u profesionálních recepčních nesou na vlně dokonalé střízlivosti. Čisté a nezmačkané oblečení Tak jako se recepční pečlivě starají o čistotu a organizaci recepčního pultu, by měli pečovat i o svůj pracovní oděv. A to bez ohledu na to, zda firma po recepčních vyžaduje nošení uniformy, anebo jim dovoluje o něco uvolněnější dress code, například business casual. „Zcela nevhodné je zmačkané, špinavé či děravé oblečení. Vizáž recepčních totiž významně ovlivňuje podvědomí příchozích, kteří si pak na jejím základě udělají obrázek o firmě jako celku. Jediné, co recepčním mohu doporučit, pokud si nemohou vybrat materiál svého pracovního oděvu a ten se příliš mačká nebo je neprodyšný, je to, aby dané kousky častěji měnili a prali nebo napařovali. Hodně pomůže také kvalitní prací prostředek, aviváž či impregnace, a pokud se na uniformě často zachytávají nečistoty, měli by sáhnout po válečku nebo kartáči na oděvy. Muži pak určitě ocení pohodlná neviditelná trika, která zamezují případnému pocení a brání vzniku skvrn v oblasti podpaží,“ radí Alena Hofmanová. Bezchybná pleť a decentní make-up Recepční celý svůj pracovní den často tráví ve vytápěném nebo klimatizovaném prostředí, takže je pro ně důležitá také péče o pleť, která s jejich vzhledem bezpodmínečně souvisí. Podle Aleny Hofmanové je zcela zásadní osvojit si „správné odličování, čištění a následnou péči o pokožku obličeje za pomoci denního vysoce hydratačního a nočního regeneračního krému. O pleť je ale třeba pečovat i vnitřně. Například správně nastaveným životním stylem, pravidelným pitným režimem a vhodně zvolenými výživovými doplňky. Za další samozřejmost by pak recepční měli považovat pravidelnou návštěvu kosmetického salonu.“ Někdy se ale stane, že i přes veškerou péči se recepční probudí s otoky nebo kruhy pod očima. V takovém případě úplně postačí, když je opláchnou studenou vodou nebo na ně na pár minut přiloží studený obklad. Skvělou pomůckou je také pečující kosmetika, která tyto neduhy cíleně řeší, a samozřejmě i korektor. Co se týče celkového líčení, profesionální recepční poznáte podle nenápadného make-upu, který jejich pleť perfektně sjednotí a je zmatněný pudrem. Pak už stačí jen řasy zvýraznit řasenkou, upravit si obočí a jemně nanést tvářenku. Perfektní vlasy i vousy „Za jednu z velkých chyb, kterých si u mnoha pracovníků recepce všímám, považuji jejich úpravu vlasů,“ svěřuje se vizážistka. „Často totiž volí divoké účesy, o své vlasy se pramálo starají, takže je mají mastné či plné lupů, anebo je nosí rozcuchané. Je to velká škoda, protože i taková drobnost jako péče o vlasy se může pozitivně nebo negativně odrazit na tom, jak budou příchozí vnímat pracovníky recepce i samotnou firmu. Proto je zcela logické, že by si recepční měli vlasy pravidelně mýt, a pokud si je barví, tak by u nich nikdy neměly být vidět odrosty, které se dají snadno zakrýt speciálním pudrem nebo sprejem. Obecně se dá říct, že nejvíc parády dámy udělají s uhlazeným účesem, kterého u kratších vlasů snadno docílí za pomoci žehličky na vlasy a stylingových produktů, u dlouhých pak jednoduchým sepnutím do culíku nebo vytvořením jiného decentního účesu. U mužů je samozřejmostí pravidelně se holit, a pokud rádi nosí knír anebo vousy, měli by dbát na jejich čistotu, pečovat o ně a pravidelně je zastřihovat.“ Dokonalá manikúra „Do celkové péče o zevnějšek nicméně kromě oblečení, líčení a vhodně zvoleného účesu patří také péče o ruce a nehty,“ otevírá Alena Hofmanová další klíčový prvek vizáže profesionálních recepčních. „Každá firma má na tento aspekt vlastní názor, ale obecně platí, že základem jsou čisté a pěstěné nehty, na kterých se bude nejlépe vyjímat čirý nebo nude lak či francouzská manikúra. Pokud ovšem společnost recepčním dovoluje i výraznější barvy, není nutné, aby si je pracovníci recepce odpírali.“ Elegantní a pohodlná obuv Vizáž recepčních by měla být dokonalá od hlavy k patě, takže profesionální pracovníky recepce bezpečně poznáte také podle bot. Nejvhodnější je pro ně obuv, která jejich nohám a chodidlům zaručí celodenní pohodlí. Proto muži často volí společenské boty, ženy pak baleríny nebo obuv na nízkém podpatku, a to vždy s uzavřenou špičkou. Jestli tedy někdy uvidíte „recepční“ v kozačkách, pantoflích, outdoorové obuvi nebo tak vysokých podpatcích, že v nich sotva ujde pár kroků bez zakolísání, pak vězte, že se o profesionální pracovnici recepce opravdu nejedná. „Vliv vzhledu recepčních na všechny příchozí je zcela zásadní, jelikož jde ruku v ruce s jejich přístupem a vystupováním, a ať chceme či nikoliv, hlavní roli při jakékoliv mezilidské komunikaci vždy hraje první dojem a jsou to právě detaily, které profesionální recepční odlišují od obyčejných vrátných,“ uzavírá Alena Hofmanová.

Rychlá zpověď devíti členů odborné poroty Recepce roku 2021

Rychlá zpověď devíti členů odborné poroty Recepce roku 2021

Odbornou porotu prvního ročníku soutěže Recepce roku jsme vám postupně představili skrze posty umístěné na našich sociálních sítích. Kromě toho, že jsme odhalili jejich tváře a nechali vás nahlédnout do jejich profesního života i soukromí, jsme vám prozradili, proč jsme si za porotce této soutěže vybrali právě je. Nicméně kritéria, podle kterých budou jednotlivé recepce hodnotit, nebo vlastnosti, jež na recepčních každý z nich obdivuje nejvíc, vám prostřednictvím devíti bleskových zpovědí odhalujeme až teď. Jan Matha Head of Asset Management Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Imponuje mi, když jsou vstřícní a ochotní pomoci a poradit příchozím. Také je skvělé, když si po celou pracovní dobu dokážou udržet dobrou náladu a prostor recepce chápat jako projekt, který je částečně jejich, a s tímto vědomím se o něj starat. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Nelíbí se mi, když recepční většinu svého času v práci tráví tím, že si čtou zprávy na mobilu, obtěžuje je obsloužit návštěvu a svým povinnostem nevěnují pražádnou pozornost. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Hlavně budu bedlivě sledovat chování recepčních vůči návštěvám. Dále se zaměřím na jejich dresscode a také na to, zda na recepci udržují pořádek. Alena Klomfarová Architektka a projektová manažerka Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Věřím, že udržet si ochotu a úsměv po celý den je skutečné umění. I přesto jsou pro mě u recepčních velmi důležitými atributy právě úsměv a milé jednání. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Především arogantní a přezíravé chování, které bohužel ani na recepcích nebývá až takovou výjimkou. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Na celkový dojem z recepce bezprostředně po příchodu. Hodně mě bude zajímat i atmosféra a estetická stránka prostoru. Určitě se zaměřím také na samotné pracovníky recepce a na to, zda jsou přívětiví. Robert Javůrek Facility manažer Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Ochotu pomoci každému, kdo se ve firmě neorientuje nebo má nějaký dotaz, a pak také trpělivost. Moc dobře totiž vím, jak někteří příchozí dokážou být na recepční bezdůvodně protivní. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Hodně negativně vnímám, když recepční neřeší svůj zevnějšek a už od vchodu na příchozí působí dost zanedbaně. Nelíbí se mi ani, když svou práci neberou zodpovědně a nejeví absolutně žádný zájem o prostředí, ve kterém pracují. Podle mě by pro ně mělo být alfou i omegou. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Důraz budu klást hlavně na míru pozitivní energie, která by z recepčních měla doslova prýštit. Vždyť právě oni jsou úplně prvním kontaktem, který každý příchozí s danou firmou má. Šárka Vondrová Herečka a dabérka Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Především ochotu a vstřícnost. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? To je snadné: Neochotu. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Na jejich projev a chování. Roman Černý Fotograf Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Hodně dám na první dojem, takže mě u recepčních vždy potěší rozzářený úsměv a v neposlední řadě i milé jednání se všemi lidmi, kteří na recepci zavítají. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Například snahu dělit příchozí na více a méně důležité a podle toho s nimi také jednat. Nejvíc mi ale vadí, když si recepční vylévají své vnitřní problémy a boje na své okolí. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Osobně se nejvíc těším na vizuální stránku recepcí finalistů. Věřím totiž, že do finále se dostanou jen ty nejpovedenější. Jsem ale zároveň zvědavý, zda bude chování recepčních stejně příjemné jako prostředí, ve kterém pracují. Alena Hofmanová Vizážistka a umělecká maskérka Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Na recepčních obdivuji hlavně vstřícné vystupování a profesionalitu bez ohledu na aktuální situaci nebo jejich soukromé problémy. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Nejvíce mi vadí, když pracovníci recepce nejeví zájem o příchozí, jsou neochotní, nebo dokonce hrubí a nedbají o svou vizáž. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Hlavně na vzhled recepčních a první dojem, který ve mně vyvolají. Karel Drahoňovský Řízení servisu vratové a vstupní techniky Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Jsem rád, když se recepční umí usmát, naváže se mnou vizuální kontakt, má pozitivní přístup ke své práci a proaktivně se mi s jakýmkoliv problémem snaží pomoci. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Nemám rád, když recepční uhýbají pohledem, hledí na pracovní plochu anebo při komunikaci s příchozími těkají očima po okolí. Stejně tak negativně vnímám neuklizené prostředí recepce, chaos na pracovní ploše, prach a celkový nepořádek. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Obecně je známo, že první dojem z dané firmy si příchozí udělají podle vzhledu vstupu, dveří, uspořádání recepce a energie vyzařující z tváří recepčních. Proto se zaměřím hlavně na jejich vystupování a celkový design recepcí finalistů. Blanka Bukovská Vydavatelka Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Fascinuje mě jejich profesionalita, vstřícnost, laskavost, empatie a schopnost zachovat si chladnou hlavu i ve vypjatých situacích. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Vadí mi, když jsou líní, neochotní a povyšují se nad příchozí. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Vzhledem ke své profesi si budu v první řadě všímat interiéru, firemního stylu a kultury. Pavel Novák Office agency Které vlastnosti na recepčních obdivujete? Podle mě je recepce výkladní skříní firmy. Recepční tak musí za všech okolností zůstat profesionální a přívětiví, což každý nezvládne. Jaký přístup recepčních vnímáte negativně? Když nejsou vůči příchozím vstřícní. Negativní chování a přístup pracovníků recepce zaručeně zkazí dojem z firmy jak u klientů, tak u zaměstnanců. Na co se při hodnocení finalistů soutěže zaměříte? Především budu hodnotit, zda jsou recepční daných společností profesionální. Bez povšimnutí ale nenechám ani jejich dress code a zajímat mě bude i to, jestli doopravdy rozumí oboru firmy, pro kterou pracují.

Prestižní soutěž Recepce roku 2021 vzdává hold profesionálním recepčním službám

Prestižní soutěž Recepce roku 2021 vzdává hold profesionálním recepčním službám

Koordinátorka prvního ročníku soutěže Recepce roku 2021 Štěpánka Pancová nám prozradila, jak se k poměrně netradiční práci dostala. Promluvila o důvodech, proč by firmy měly své recepce do prestižní soutěže přihlásit, a prozradila nám, proč byly nominace spuštěny právě 12. května. Co vše musí člověk umět, aby mohl řídit jedinečný projekt, při jehož realizaci se vlastně nemá kde inspirovat? Když se nad tím zamyslím, tak stačí mít dobré organizační schopnosti a nebát se zkusit něco nového. Dvacet let jsem pracovala jako projektová manažerka ve společnosti, která pro firmy zajišťovala účast na výstavách a veletrzích na klíč. Takže jsem jenom vyměnila zajišťování stánků v Paříži nebo v Berlíně za organizování soutěže pro pražské společnosti, které mají dobře fungující recepce. Spolek Recepce není vrátnice mě oslovil vloni na jaře v rámci svých aktivit zaměřených na bytové domy, protože v domě, kde bydlím, jsem předsedkyní výboru SVJ. Lidsky jsme si „sedli“ a hned na podzim mi od toho samého spolku přišla nabídka, zda bych se nechtěla podílet na jejich projektu Recepce roku. Sice svým založením nejsem zrovna nadšeným příznivcem nových výzev, ale tou dobou bylo již poměrně jasné, že kvůli situaci spojené s koronavirovou krizí se výstavy a veletrhy ještě nějakou dobu pořádat nebudou. Proto jsem si řekla, že do toho půjdu. Z jakého důvodu jste se rozhodla nominace do soutěže Recepce roku 2021 zahájit na Mezinárodní den recepčních, který připadá na 12. května? Protože právě v této profesi je Den recepčních nejvýznamnějším dnem v roce. Upozorňuje na přínos profesionálních recepčních služeb. To chápu jako vhodný symbolický moment pro spuštění nominací do soutěže, která se na kulturu prostředí a samotnou práci recepčních velmi významně zaměřuje. Proč by majitelé pražských komerčních a rezidenčních objektů měli svou recepci do soutěže přihlásit? Už samotnou účastí v soutěži dávají firmy najevo, že jim záleží na tom, jak se u nich návštěvníci cítí, a že vnímají roli recepce jako součást svého marketingu a komunikace značky. Vítěz spolu s oceněním Recepce roku 2021 získá prestiž a zviditelní se nejen u svých partnerů, ale také u potenciálních zaměstnanců.

Pracovní náplň a kompetence recepčních se musí předem jasně definovat

Pracovní náplň a kompetence recepčních se musí předem jasně definovat

S kolika pracovníky recepce jste už za svůj život přišli do styku? Působili na vás vždy jako praví profesionálové, anebo jste někdy nabyli dojmu, že je svou přítomností spíš obtěžujete? Možná že byli právě zavalení úkoly, které jim ostatní zaměstnanci přidělili, takže už jim nezbýval čas ani energie na jejich vlastní práci – poskytování recepčních služeb. Aby svou činnost mohli vykonávat opravdu efektivně, je potřeba jejich povinnosti a kompetence předem jasně definovat a následně také dodržovat. Možná recepční považujete za „holky pro všechno“ a máte dojem, že by jejich práci klidně zvládla i cvičená opice. Ve skutečnosti je ale toto zaměstnání velmi náročné a mělo by mít svá pravidla. Jenže problémem většiny firem je, že náplň práce zaměstnanců na této pozici není nijak konkretizovaná, a tak jsou samotné recepční služby mnohdy až na posledním místě v seznamu aktivit, které společnost od svých pracovníků recepce vyžaduje. Proč jsou pracovníci recepce pro firmu důležití Práce recepčních – na rozdíl od podpůrných „zákulisních“ pozic v rámci back office – spočívá ve front desk reprezentaci firmy. Proto by jejich hlavní činností mělo být utváření prvního dojmu, který si příchozí na základě interakce s těmito zaměstnanci o firmě udělají. Když recepční nemají čas na své povinnosti Velmi často se stává, že recepční svou práci vůbec nestíhají, protože jsou zavalení individuálními úkoly, které jim osobně přidělili různí zaměstnanci z celé firmy. Recepční se tak několikrát za den musí vžít hned do několika rolí, od baristy a poslíčka nebo chůvy až po odborného poradce bez adekvátních znalostí. K tomu dochází zvláště v případech, kdy vedení společnosti pořádně neví, k čemu jsou recepční ve firmě potřeba. Mnohdy si zaměstnavatelé ani nejsou vědomi, že právě recepce je místem, na kterém závisí úspěch nebo neúspěch všech meetingů a porad. „Finančního ředitele nepošlete uklízet a uklízečku nepověříte prezentací finančních výsledků. Kompetence a pravomoci by měly být vymezeny u každé pracovní pozice. Činnost pracovníků recepce má sice široký záběr, ale zadání odbornějšího charakteru svěřte raději specialistovi a recepční nechte, ať se věnují aktivitám spojeným s plynulým chodem recepce,“ radí Ing. Milli Dítě Radová, obchodní a provozní ředitelka D’Eclair. Co od pracovníků recepce můžete vyžadovat reprezentaci firmy (první dojem) přehled o tom, kdo do objektu vchází a kdo z něj vychází (monitoring) základní znalost struktury a aktivit firmy (komunikace) drobné administrativní úkony jako přípravu podkladů pro účtárnu apod. (administrativa) Recepční se zkrátka zcela nevyhnou tomu, že budou potřebovat základní odborné znalosti. Nicméně se nikdy nesmí stát, že je ostatní záležitosti budou odvádět od poskytování recepčních služeb. Jakmile se totiž recepční začnou věnovat odborné agendě, tak jim zákonitě zbude méně času a sil na formování prvního dojmu. Výjimku tvoří pouze interní recepce, které se někdy řídí jinými pravidly než recepce vstupní. Vstupní vs. interní recepce Vstupní recepce je situována u hlavního vchodu do objektu a nejvíce se podílí na utváření prvního dojmu. Všem klientům a zaměstnancům poskytuje informační servis a zajišťuje monitoring osob. Interní recepce je určena užšímu okruhu pracovníků nebo jí disponují jednotlivá patra objektu. Zpravidla bývá odborněji zaměřená. Když pracovníci recepce neznají svá práva a kompetence „Nejčastějším problémem je, že recepční vyhoví nějaké osobě jednou, a ta pak už s individuálními službami počítá napořád. Jenže recepce má recepční služby poskytovat všem uživatelům přiměřeně stejně, a ne se věnovat jednotlivci na úkor servisu pro všechny,“ konstatuje Bc. Jana Malá, DiS., manažerka pro klíčové zákazníky D’Eclair, a pokračuje: „Není v pořádku ani situace, kdy recepce v dobré víře proaktivně poskytuje informační servis založený na vlastních domněnkách. Namísto toho by měli její pracovníci zachovat profesionalitu, tazateli v klidu vysvětlit svá práva a kompetence a případně ho odkázat na oprávněnou osobu.“ Příčinou neuspokojivého pracovního výkonu recepčních tedy nutně nemusí být jen jejich lenost nebo neochota. Na vině může být také neefektivní nakládání s jejich energií a časem, ať už ze strany vedení firmy, nebo ze strany samotných pracovníků recepce, kteří si nejsou plně vědomi svých práv a povinností.

Recepce funguje perfektně, nebo nefunguje vůbec

Recepce funguje perfektně, nebo nefunguje vůbec

Jste s chodem své recepce naprosto spokojení, anebo se vám zdá, že nefunguje tak, jak by měla? V obou případech je vhodné, abyste nechali prověřit kvalitu recepčních služeb. Nejspíš ale nedisponujete patřičnými nástroji, pomocí kterých lze jejich úroveň změřit a posoudit. Proto uděláte nejlépe, když si na tak speciální projekt najmete zkušený externí auditní tým. Proč nechat zhodnotit kvalitu recepčních služeb? Zjistíte, jestli má vaše firma tak kvalitní recepční služby, jak se domníváte. Pochopíte zákonitosti plynulého a efektivního chodu recepce. Získáte „návod“ na to, jak zvýšit úroveň své recepce. Automaticky se tím zlepší i obrázek, který si o vaší firmě všichni příchozí vytvoří. Jak probíhá audit recepčních služeb První fází auditu je vyplnění online dotazníku, což zabere přibližně 5 minut. Na něj navazuje krátký osobní nebo online rozhovor člověka, který je u vás odpovědný za recepci, s auditním týmem. Ten se vyptá na detailní informace o chodu recepce. Ve druhé fázi přijde na řadu terénní průzkum. Během něj zkušený auditní tým hodnotí osm klíčových oblastí fungování vaší recepce. Třetí fáze zahrnuje průzkum toho, jak jsou uživatelé s recepčními službami spokojení. Průzkum probíhá tak, že auditní tým osloví určitý počet respondentů (osobně nebo telefonicky) a zeptá se jich, jak kvalitní služby podle nich pracovníci recepce poskytují. Čtvrtou a poslední fází je vyhodnocení celého auditu, při němž se klient na osobní či online schůzce nebo po telefonu dozví výsledky v jednotlivých oblastech, celkové hodnocení recepce a výsledky průzkumu spokojenosti uživatelů a dostane závěrečnou zprávu a doporučení, jak zlepšit chod recepce. Veškeré výstupy klient obdrží také ve formě PDF dokumentu. „Výsledky našeho šetření samozřejmě nikde nezveřejňujeme a jsou určené výhradně potřebám klienta, který si audit objednal,“ ubezpečuje Bc. Jana Malá, DiS., manažerka pro klíčové zákazníky D’Eclair. Co můžete pro úspěšný audit udělat vy? Na všechny otázky, které vám budou členové auditního týmu klást, odpovídejte upřímně. Pokud si chcete ověřit stav interní, specializované recepce, ke které nemá přístup široká veřejnost, bude potřeba, abyste s auditním týmem velmi úzce spolupracovali a audit mu co nejvíce usnadnili. O plánovaném auditu své recepční neinformujte. „Z vlastní zkušenosti víme, že v případech, kdy recepce dlouhodobě nefunguje, nejsou výsledky auditu výrazně lepší, ani když klient pracovníky své recepce na audit předem upozorní,“ konstatuje Jana Malá. Zlatým pravidlem je, že „recepce funguje perfektně, nebo nefunguje vůbec“. Objektivní audit je tak skvělým způsobem, jak recepční služby ve vaší společnosti zhodnotit, případně zefektivnit a pozvednout na vyšší úroveň. Máte zájem o PRVNÍ AUDIT VAŠÍ RECEPCE ZDARMA? Vyplňte online dotazník o vaší recepci

6 rad, jak při pandemii zajistit plynulý chod recepce

6 rad, jak při pandemii zajistit plynulý chod recepce

S aktuální situací vyvstala ve firmách spousta nových otázek, které se musely řešit za pochodu a v mnoha případech metodou pokus-omyl. Jestli řešíte otázku recepce a váháte, zda ji ponechat prázdnou, nebo ne, anebo si nevíte rady s tím, jak zajistit její plynulý chod i navzdory působení vyšší moci, pak vám s rozhodováním pomůže právě tento článek. Recepce je neoddělitelnou součástí každé firmy a dalo by se říct, že pracovníci recepce jsou za svou recepci zodpovědní stejně jako kapitán za svou loď – opouštějí ji jako úplně poslední. Pokud tedy do vaší společnosti i během pandemie stále docházejí pracovníci a klienti, je potřeba, aby byl zajištěn také plynulý chod recepce. 6 změn, díky kterým se vaše recepce elegantně vyhne personálním výpadkům i během mimořádných situací Dodržujte firemní plán na zajištění kontinuity provozu: Jestli vaše společnost disponuje business continuity plánem, řiďte se jím. V opačném případě návrh na zajištění plynulého provozu firmy během nečekaných událostí sestavte. A pokud je zastaralý, tak ho aktualizujte. Chraňte zdraví pracovníků recepce: Jako hlavní bod zajištění plynulého chodu recepce navzdory pandemii si zadejte, že pracovníkům recepce poskytnete dostatek adekvátních ochranných pomůcek, od ochranného plexiskla připevněného na pult recepce přes dezinfekci až po roušky a jednorázové rukavice. Tímto krokem samozřejmě ochráníte také zdraví všech příchozích. Naslouchejte jejich potřebám: Když situace způsobená vyšší mocí nastane, mnozí lidé se začnou bát o své zdraví a pracovníci recepce nejsou žádnou výjimkou. V takovém případě berte ohled na jejich přání i obavy a domluvte se s nimi na nejvhodnějším možném řešení a vytvořte pro ně takové pracovní podmínky, aby se do zaměstnání nebáli chodit. Rozdělte je do skupin: Posilte personální stav recepce a vytvořte několik týmů, které se vzájemně nikdy nepotkají. Tak zajistíte, že i v případě, kdy se některý z nich infekčním onemocněním nakazí, „nevyřadíte z provozu“ všechny zaměstnance, ale jen ty, kteří byli s dotyčným v přímém kontaktu. Pečujte o jejich dobrou náladu: Pravidelně kontrolujte psychickou pohodu všech pracovníků recepce a snažte se jim každý den strávený v práci co nejvíc zpříjemnit. Recepční služby outsourcujte: Pokud ve vaší společnosti došlo na recepci k personálnímu výpadku a své pracovníky nemůžete nijak nahradit, je ideálním řešením tyto služby v budoucnu kompletně outsourcovat a natrvalo se tak jakýmkoliv personálním výpadkům vyhnout. Se zajištěním plynulého chodu recepcí se musela vypořádat také společnost D’Eclair, která zajišťuje recepční služby v mnoha pražských projektech. „Stejně jako v ostatních firmách jsme na situaci museli reagovat opravdu rychle. Ze dne na den bylo potřeba pracovníky recepce vybavit ochrannými pracovními pomůckami, a tak jsme všichni do jednoho zasedli k šicím strojům a šili pro své zaměstnance roušky. Navíc jsme se o ně podělili i s některými našimi klienty, kteří stále ještě čekali na roušky od svých dodavatelů. I přes to, že část našich zaměstnanců zůstala doma s dětmi, podařilo se nám bez jakéhokoliv výpadku zajistit plynulý chod všech svěřených recepcí, popisuje svou zkušenost Ing. Milli Dítě Radová, obchodní a provozní ředitelka D‘Eclair. Pracovníci recepce jsou pro hladký chod firmy stejně klíčoví jako například pokladní pro fungování prodejen. Jejich práce není vůbec snadná ani v běžném provozu, natož během krizových situací, které by je mohly ohrozit na zdraví. Dejte vašim pracovníkům recepce vědět, že si jejich činnosti opravdu vážíte, a věřte, že vaši péči ocení.

První dojem: Proč je role recepce klíčová?

První dojem: Proč je role recepce klíčová?

Víte, které společnosti a značky jsou nejúspěšnější a nejoblíbenější?
Nemusí to nutně být ty s nejnovějšími technologiemi a nejlepšími produkty. Často jsou to firmy, které mají nejlepší a nejrychlejší služby – zákaznickým centrem počínaje, přes rychlost dodávek, call centrum, servis až po jednání obchodních zástupců. Milý telefonát, pozitivní přístup firmy k problému klienta nebo jen dobrá rada dokážou klienta přesvědčit lépe než drahá reklama. Je prokázáno, že první dojem o konkrétní společnosti nebo osobě si vytváříme již při prvním kontaktu, byť telefonickém, nebo třeba jen při zaslechnutí něčího jména či charakteristiky. Tak silná je lidská psychika a podvědomí. Na vytvoření prvního dojmu stačí pouhých pár sekund, jeho změna je ale často během na dlouhou trať. To vše je znásobeno dnešní rychlou dobou, technologiemi a online prostředím, které nahrávají urychleným závěrům.

Jak je to možné?
Každý moment, kdy se člověk setkává s firmou, formuje jeho názor na ni. Ovlivňuje ho přitom vše, čím se společnost prezentuje navenek, často i nevědomky. Nejde tedy jen o cílenou pozitivní komunikaci pomocí public relations a marketingu. Je třeba mít na mysli, že společnost reprezentují a na její pověsti se podílí i její činy, chování zaměstnanců, prostředí nebo jednání s obchodními partnery. A protože první dojem uděláte na každého jen jednou, je třeba si na něm dát opravdu záležet. Významnou roli tak hraje při vytváření prvního dojmu recepce, která je často prvním místem a kontaktem externího člověka s prostředím firmy, ať už se jedná o potenciálního zaměstnance, klienta nebo obchodního partnera. Byla recepční usměvavá a ochotná? Mluvila skvěle anglicky, nebo dokonce francouzsky? Přivítala mě s úsměvem? Pak si velmi pravděpodobně vytvoříte na danou společnost pozitivní názor. Nebo se místo na vás dívala do mobilu a tvářila se tak, že jste měli pocit, že ji obtěžujete? V tom případě se asi ve firmě nebudete cítit zcela komfortně a chtě nechtě to ovlivní váš úsudek.
Dbejte proto na její úroveň ve všech ohledech – od čistoty, přes dostupnost až po osobu recepční.

Jaká by recepční měla být?
Mezi základní předpoklady patří vstřícnost, pozitivní přístup, zodpovědnost, reprezentativnost, flexibilita či schopnost komunikace s různými typy osobností. A pak už záleží na specifických potřebách vaší společnosti – recepční často musí ovládat cizí jazyky, umět připravit kávu hodnou baristy nebo v sobě mít obchodního ducha. Myslete na to a udělejte na svoje partnery dobrý první dojem díky profesionální recepci. Protože ani kvalitní služby a kvalitní produkt jen tak nevylepší špatný první dojem.